چگونه در حضور دیگران تمرکز کنیم؟

در سالیان متمادی، با مشتری های زیاد و در ادارات فراوانی کار کرده ام. مخصوصا در یک پروژه کاری، به همراه تیمی متشکل از هشتاد نفر برای تهیه یک برنامه گردهم آمده بودیم. در چنین محیطی، تمرکز کردن بسیار مشکل بود. این روزها بر روی پروژه های کوچک تری کار می کنم اما هنوز عوامل زیادی تمرکزم را هنگام کار کردن برهم می زنند. به راستی برای کاهش این عوامل حواس پرستی چه باید کرد؟

برای شما فهرستی از 18 روش برای تمرکز هنگام کار کردن تدارک دیده ام:

1 – برای روزهای خود برنامه ریزی کرده و فهرستی از کارهای روزانه خود تهیه کنید. هیچ چیز مانند لیست برنامه کاری، نمی تواند ذهن شما را متمرکز کند. وقتی کارهای روزانه خود را فهرست وار می نویسید و آن را در کنار خود قرار می دهید، این فهرست مرتبا به شما یادآوری می کند که باید چه کاری را انجام دهید و شما از مسیر اصلی منحرف نخواهید شد.

2 – اختصاص دادن وقت به همکارانتان موجب حواس پرستی شما می شود. در یک اداره شلوغ، افراد مرتبا در حال رفت و آمد و گفت و گو هستند. اگر شما یکی از اعضای یک تیم کاری هستید مرتبا باید با شما در ارتباط باشند. برای گفت و گو با سایرین، زمان مناسبی را اختصاص دهید. به جای این که هر 10 دقیقه یک بار کسی کنار میز شما بایستد و از شما سوال کند، زمانی را مثلا بین ساعت 2 تا 4 بعدازظهر به این کار اختصاص دهید. به این ترتیب در سایر اوقات، شما تنها مشغول کار خود خواهید بود.

3 – از بسته بندی زمان استفاده کنید. بدین ترتیب که به جای تمام کردن یک باره کارها، برای مدت زمان های محدودی مثلا نیم ساعت بر روی آن کار کنید. در طول این مدت زمان مشخص، یا کار به اتمام می رسد و یا بقیه آن به زمان دیگری موکول می شود. روز دیگر، دوباره بخشی از آن پروژه کاری را به دست بگیرید. به این ترتیب، کار شما همیشه برایتان تازگی دارد و تمام اوقت کاری شما را پر می کند.

4 – برای ایمیل های خود فیلتر بگذارید. اگر کار شما به نحوی است که باید زمان زیادی را صرف برنامه ریزی و برقراری ارتباط از راه کامپیوتر بکنید، باید طبق معمول ایمیل های خود را چک کنید. از برنامه هایی استافده کنید که بتوانید ایمیل های مشتریان خود را براساس اهمیت و فوریت آنها دسته بندی و فیلتر کنید. بدین ترتیب به جای این که هر روز با صدها ایمیل خوانده نشده رو به رو شوید، ایمیل های خود را به صورت طبقه بندی شده و براساس نوع پروژه، اولویت و متن ارسالی خواهید داشت.

5 – همان اول صبح، پیغام های و ایمیل های شخصی خود را چک نکنید. این کار موجب حواس پرتی شما می شود. مخصوصا اگر این پیغام ها حاوی مطالب سرگرم کننده، طنز یا فیلم باشند. اگر مراقب نباشید، ممکن است به این ترتیب ساعت ها وقت خود را هدر دهید. به جای این که به محض ورود، ایمیل های خود را چک کنید، مستقیما کار خود را آغازک نید. این روش شما را برای شروع یک روز کاری آماده می کند. پیغام های خود را پس از انجام مقادیری از کارهایتان، چک کنید. همچنین اگر نمی خواهید روند مکالمه از طریق ایمیل ادامه پیدا کند، تا پایان ساعت کاری به ایمیل های شخصی خود پاسخ ندهید.

6 – اگر در اینترنت از برنامه های چت و گفت و گو استفاده می کنید، وضعیتی را انتخاب کنید تا در مقابل نام شما نشانداده شود که مشغول کار هستید. دوستان و همکاران شما به این موضوع احترام خواهند گذاشت و به هنگام بیکاری شما به سراغتان می آیند.

7 – به موسیقی (از نوع مناسب آن) گوش کنید. موسیقی روشی فوق العاده برای برقراری آرامش هنگام کار کردن است. به علاوه، موسیقی موجب شنیده نشدن سر و صداهای مزاحم (مثل پرینتر) می شود. اما مراقب باشید بسته به علایق و اولویت های شخصی شما، بعضی از انواع موسیقی برای بالابردن بازده کار، اصلا مفید نیستند. مثلا من شخصا نمی توانم به موسیقی هایی که در آن ها از کلمات فراوانی استفاده شده گوش کنم زیرا تمرکز فکری مرا بر هم می زند.

8 – از هدفون استفاده کنید. بعضی افراد ترجیح می دهند در سکوت مطلق کار کنند. البته این مورد بستگی به نوع کار شما دارد. اگر مشغول برنامه نویسی یا کارهای محاسباتی هستید، وجود صدای کوبنده موسیقی در گوش شما اصلا راه خوبی برای تمرکز نیست. با هدفون یا وسایلی نظیر آنها گوش خود را کاملا ببندید تا سروصدای بیرون، مزاحم شما نباشد.

9 – یک بطری آب به همراه خود داشته باشید. نوشیدن آب از هر نظر برای سلامتی لازم است. به جای این که هر ساعت با یک لیوان به سراغ آب سردکن بروید، در ابتدای روز یک بطری آب در کنار دست خود قرار دهید. این روش اولا موجب می شود که کار شما مرتبا به واسطه رفت و آمد برای نوشیدن آب متوقف نشود و ثانیا سرگرم گفت و گو با همکاران خود در اطراف آب سردکن نمی شوید.

10 – برای انجام دادن کارهای تکراری و کسل کننده بهترین زمان را انتخاب کنید. صرف نظر از این که، چقدر از انجام کارهای کسل کننده طفره می روید، باید با آنها رو به رو شوید. به نظر من باید در طول روز زمانی را به انجام چنین کارهایی اختصاص دهید. به عنوان مثال، من در ابتدای روز بیشترین میزان هشیاری را دارم. پس باید این زمان را به کارهایی اختصاص دهم که بیشتر از سایرین، انرژی و نیروی مغز را به کار می گیرند. کار کردن بر روی پروژه ها در چنین زمانی بهتر از موکول کردن آنها به آخرین ساعات کاری و به هنگام اوج خستگی است.

11 – ناهار خود را سر میز کار صرف کنید. توصیه نمی کنم که هر روز این کار را انجام دهید. اما اگر واقعا باید تمرکز داشته باشید و مهلت شما اندک است، صرف ناهار بر روی میز کار به شما کمک می کند. یک ساعت وقت ناهار می تواند تمام تمرکز شما را بر روی کاری که از صبح آغاز کرده اید، برهم بزند. من وقتی سر میز کار خود ناهار می خورم، زمان کمتری را صرف ناهار می کنم و همزمان می توانم کار خود را نیز انجام دهم. پس از ناهار هم بلافاصله به کارم ادامه می دهم.

12 – زیاد با تلفن صحبت نکنید. اکثر ما می توانیم (یا حداقل سعی می کنیم) زندگی شخصی خود را از مسایل کاری متمایز کنیم. فکر می کنم همه ما با این مساله موافق هستیم که تا حد ممکن مسایل شخصی نباید مزاحم اوقات کاری ما شوند و برعکس. هنگام کارکردن مدت زمان پرداختن به مسایل شخصی را محدود کنید زیرا منجر به حواس پرستی و از بین رفتن انگیزه شما برای انجام کار می شود. به عنوان مثال، هنگام کار به تعطیلات آخر هفته و گردش به همراه خانواده فکر نکنید.

13 – میز کار خود را تمیز و مرتب کنید. میز کار عده ای از شما ممکن است کاملا بی نظم باشد. این مساله اشکالی ندارد به شرط این که مجبور نباشید برای پیداکردن چیزی که لازم دارید همه جا را بگردید. در غیر این صورت، باید میز کار خود را مرتب کنید. این بدین معنا نیست که میز خود را از لوازم موردنیاز خود خالی کنید، بلکه باید کاغذهای خود را به صورت مرتب دسته بندی کرده و در پوشه مخصوص خود قرار دهید. این روش موجب می شود همه وسایل موردنیاز به آسانی در دسترس شما باشند. به عنوان مثال، اگر بخواهید چیزی بنویسید، قلم و کاغذ در کنار هم به آسانی در اختیار شما هستند.

14 – از یک صندلی مناسب استفاده کنید. اگر مجبور هستید ساعت ها پشت میز بنشینید، داشتن یک صندلی مناسب، مفید است. با وجود داشتن گردن درد و کمردرد ناشی از نشستن، تمرکز کردن بسیار مشکل است. یک صندلی خوب، این مشکل را برطرف می کند و به شما اجازه می دهد که بدون نیاز به استراحت و یا وجود خستگی جسمی، مدت طولانی به کار خود ادامه دهید.

15 – در کامپیوتر خود از فایل های میانبر (Shortcut) استفاده کنید. اگر می دانید که در روز باید به یک فایل خاص چندین بار سر بزنید، بهتر است راه میانبری برای دسترسی به آن ایجاد کنید. به عنوان مثال، اگر یک پروژه کاری مرتبا باید در دسترس شما باشد، برای آن یک Shortcut درست کنید تا به جای جست و جو در فایل های متعدد، با یک کلیک وارد آن شوید.

16 – هنگام استفاده از کامپیوتر، پنجره های غیرضروری را ببندید. برای این که مجبور نباشید مدت زمان طولانی دنبال صفحه موردنظر خود بگردید، فقط پنجره هایی را باز نگه دارید که مورد نیاز شما هستند. بقیه پنجره ها را ببندید. به عنوان مثال، اگر کار خود را بر روی یک پنجره به اتمام رسانده اید، دلیلی وجود ندارد که آن را هم چنان باز نگه دارید.

17 – مدت زمان جست و جو در اینترنت، سایت های خبری و وبلاگ ها را محدود کنید. تصور نمی کنم لازم باشد در این باره توضیح دهم. در اینترنت، سایت های فراوانی هستند که ارزش سرزدن و مطالعه را دارند اما آنها در حقیقت شما را از کاری که باید انجام دهید دور می کنند. در طول ساعات کاری، کمتر به سراغ اینترنت بروید. اگر واقعا این کار لازم است، کمی از وقت ناهار خود را صرف این کار کنید.

18 – گاهی طرز فکر خود را تغییر داده و به کار خود به چشم یک سرگرمی نگاه کنید. برای من تمرکزکردن بر روی مسایلی که به طور طبیعی به آنها علاقه مند نیستم، دشوار است. در اکثر مواقع نمی توانم هیچ کاری در این رابطه انجام دهم. اما متوجه این حقیقت باشید که برداشت شما از کار چیزی است که تحت تسلط و کنترل شماست. به عنوان آخرین توصیه، پیشنهاد می کنم که گاهی کار خود را به صورت یک سرگرمی درآورید. یک ذهن غیرمتمرکز یک ذهن جنگنده و مبارز نیست.